KI unterstützte Software automatisiert Ihre Büroarbeit – eingebaute Prüfungen liefern verlässliche Ergebnisse

AIdentify verarbeitet Auslöser über Erkennung und Regeln bis zur Speicherung und führt Aktionen in Zielsystemen aus.

Die meisten KI-Werkzeuge antworten. AIdentify arbeitet: Es erkennt Inhalte aus Dokumenten, E-Mails, Messengern, Formularen oder APIs, prüft sie gegen Ihre Regeln und führt die passende Aktion im Zielsystem aus. Die KI erkennt – entschieden wird nach Ihren Regeln. Das macht jeden Vorgang nachvollziehbar und wiederholbar; der Chat bleibt für Rückfragen und Ausnahmen.

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  • Läuft auch komplett im eigenen Haus
  • Server in Europa, DSGVO-konform
  • Kein teures Fremdmodell nötig

Lesen, prüfen, eintragen – und morgen wieder von vorn.

Eine Anfrage kommt per E-Mail. Jemand liest sie, entnimmt Kundennummer, Betrag und Frist, prüft die Angaben und trägt sie ins Zielsystem ein. Vier Minuten für einen Vorgang. Bei vierzig Vorgängen am Tag sind das über zwei Stunden – in jeder Abteilung, an jedem Standort, jeden Tag. Und wird eine Frist übersehen, fällt es oft erst beim Kunden auf.

  • Dokumente & Formulare
  • E-Mail & Messenger
  • Schnittstellen & Systeme

KI erkennt Inhalte aus unterschiedlichen Quellen.

Inhalte werden erkannt

E-Mails aus Gmail oder Outlook, Nachrichten aus Slack oder Teams, Dateien aus Google Drive oder OneDrive, Formulare und angebundene Systeme werden gelesen, eingeordnet und für die weitere Verarbeitung vorbereitet.

Ergebnisse werden prüfbar

Die KI liefert erkannte Inhalte. Regeln prüfen diese Ergebnisse, bevor Nachrichten gesendet, Daten gespeichert oder Systeme angebunden werden.

Regeln sichern verlässliche Ergebnisse, bevor Aktionen automatisch ausgeführt werden.

  1. 1Eingang
  2. 2Verstehen
  3. 3Regel
  4. 4Aktion auslösen
  5. 5Nachvollziehen

Teams sehen, was erkannt wurde, welche Regel greift und welche Aktion folgt. So bleibt KI-Unterstützung kontrollierbar, auch wenn Daten in externe Systeme geschrieben werden.

Von der E-Mail bis zum Eintrag im System – ohne Zwischenschritt.

Ein Vorgang läuft vom Eingang bis in Ihr Zielsystem – Ihr CRM, Ihr ERP oder Ihr Ticketsystem – ohne dass ihn jemand anfasst. Nur Ausnahmen, für die keine Regel greift, gehen an einen Menschen.

Auslöser

So kommt der Vorgang herein

Outlook, Gmail, Slack, Teams, Drive, Formulare oder angebundene Systeme liefern neue Vorgänge.

  • Vorgang 1Kundenanfrage aus Outlook
  • Vorgang 2Rechnung aus Google Drive
  • Vorgang 3Formular von Ihrer Website
Regel

Prüfen, bevor etwas passiert

Regeln prüfen Fristen, Beträge, Kategorien, Zuständigkeiten und Ausnahmen.

WENN Anfrage aus Outlook UND Budget über 10.000 € DANN Lead in Salesforce anlegen

Jede Entscheidung hängt an einer Regel, die Sie einsehen können.

Aktion

Das Ergebnis landet im System

AIdentify schreibt Daten, erstellt Tickets oder informiert Teams in den passenden Systemen.

  • Vorgang 1Lead in Salesforce angelegt
  • Vorgang 2Betrag und Frist erfasst, Freigabe angefordert
  • Vorgang 3Ticket in Jira erstellt, Team benachrichtigt

Passende Auslöser und Zielsysteme

Diese Auswahl deckt die häufigsten Eingänge und die wichtigsten Zielsysteme ab.

Auslöser & Eingänge

  • Gmail
  • Microsoft Outlook
  • Slack
  • Microsoft Teams
  • Google Drive
  • OneDrive
  • Formular
  • Systemmeldung

Zielsysteme & Aktionen

  • Salesforce
  • HubSpot
  • Microsoft Dynamics
  • SAP
  • Jira
  • ClickUp
  • Airtable
  • SendGrid
  • Twilio

Eigene Daten werden zur durchsuchbaren Wissensquelle.

In vielen Unternehmen liegen wichtige Informationen verstreut auf Dateiservern, Laufwerken, in Postfächern, Chats oder Fachsystemen. Oft ist unklar, wo die aktuelle Information liegt, wer Zugriff hat und welche Dokumente zusammengehören.

Informationen gezielt suchen

AIdentify erfasst Inhalte aus vorhandenen Ablagen und macht sie gezielt durchsuchbar: nach Kunden, Vorgängen, Fristen, Beträgen, Personen oder frei formulierten Fragen.

Dokumente in der Vorschau prüfen

Treffer bleiben nachvollziehbar. Einzelne Dokumente können in einer Vorschau angesehen werden, damit Anwender die gefundene Information direkt im Originalkontext prüfen können.

Informationen verknüpfen

Informationen werden kombiniert statt isoliert abgelegt: Dokumente, Nachrichten, Kunden, Lieferanten, Vorgänge, Fristen und Beträge können miteinander in Beziehung gesetzt werden.

Sie behalten die Kontrolle über Betrieb und Kosten.

Ein Modell für eine Aufgabe

AIdentify muss nicht dichten, programmieren oder Weltwissen abrufen. Es muss Inhalte aus Ihren Vorgängen erkennen. Für diese eine Aufgabe genügt ein schlankes Modell – die teuren Modelle der großen Anbieter brauchen Sie nicht, und die laufenden Kosten bleiben entsprechend niedrig.

Läuft im eigenen Haus

AIdentify lässt sich samt KI vollständig lokal installieren, auf handelsüblicher Hardware. Für einen kleinen Einstieg genügt ein Rechner mit AMD Ryzen 9, 64 GB Arbeitsspeicher und einer Intel B70 Pro mit 32 GB; der Bedarf wächst mit der Zahl der Nutzer. Ihre Daten verlassen Ihr Netz dann überhaupt nicht.

Ohne Investition beginnen

Starten Sie als gehosteter Dienst, ohne Anschaffung. Wenn Sie später alles ins eigene Haus holen wollen, ziehen Sie um: dieselbe Software, Ihre Hardware, Ihre Entscheidung.

Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle.

Betrieb in Europa

Alle Systeme laufen auf Servern in Europa.

DSGVO-konform

Die Verarbeitung erfolgt nach den Vorgaben der DSGVO.

Verschlüsselt und gesichert

Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, für jeden Bestand besteht ein Backup.

Mandantentrennung

Jedes Team arbeitet strikt getrennt vom anderen.

Häufige Fragen

Wo werden meine Daten verarbeitet?

Alle Systeme laufen auf Servern in Europa, die Verarbeitung erfolgt nach den Vorgaben der DSGVO. Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, für jeden Bestand besteht ein Backup. Auf Wunsch läuft AIdentify vollständig in Ihrem eigenen Netz.

Lässt sich AIdentify im eigenen Haus betreiben?

Ja. AIdentify lässt sich samt KI vollständig lokal installieren, auf handelsüblicher Hardware. Für einen kleinen Einstieg genügt ein Rechner mit AMD Ryzen 9, 64 GB Arbeitsspeicher und einer Intel B70 Pro mit 32 GB; der Bedarf wächst mit der Zahl der Nutzer.

Brauche ich ein teures KI-Modell der großen Anbieter?

Nein. AIdentify muss nur Inhalte aus Ihren Vorgängen erkennen, nicht dichten oder programmieren. Für diese eine Aufgabe genügt ein schlankes Modell, und die laufenden Kosten bleiben entsprechend niedrig.

Was passiert, wenn keine Regel greift?

Der Vorgang geht an einen Menschen. Regeln entscheiden über alle Standardfälle, der Chat bleibt für Rückfragen und Ausnahmen. So bleibt nachvollziehbar, warum ein Vorgang wie bearbeitet wurde.

Sehen Sie AIdentify an einem Vorgang aus Ihrem Haus.

In einem 30-minütigen Gespräch nehmen wir einen typischen Vorgang – eine Anfrage, eine Rechnung, ein Formular – und zeigen Schritt für Schritt, was AIdentify daraus macht: welche Inhalte erkannt werden, welche Regel greift und welche Aktion im Zielsystem entsteht. Ohne Installation und ohne Vorbereitung auf Ihrer Seite.

Kontakt aufnehmen

Oder schreiben Sie direkt an info@mindsandmore.eu

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