Die meisten KI-Tools antworten. AIdentify arbeitet.

AIdentify liest eingehende E-Mails und Dokumente, prüft die Inhalte gegen Ihre Regeln und schlägt die passende Aktion vor. Sie bestätigen jede Aktion, oder Sie lassen bewährte Regeln automatisch laufen. Ihre Daten bleiben in der EU.

Demo mit Ihrem Vorgang buchen Produkt in Aktion ansehen
  • Betrieb in der EU
  • Auf Wunsch im eigenen Haus
  • Ohne US-Cloud-Anbieter
  • Das letzte Wort haben Sie

1 · EingangPostfach

Rechnung RE-2026-131

von rechnung@brandt.example · 1 Anhang

2 · KI erkenntKI

Absender
Brandt Haustechnik GmbH
Adresse
bekannt · 12 Dokumente
Dokumenttyp
Rechnung
Betrag
12.480,00 €

3 · Regel schlägt vorIhre Regel

WENN Rechnung UND Absender bekanntDANN Original ablegen, Buchhaltung informieren

Wartet auf Ihre Bestätigung

4 · NachvollziehbarVerlauf

  1. Eingang aus dem Postfach
  2. Absender und Rechnung erkannt
  3. Regel schlägt Ablage vor
  4. Von der Buchhaltung bestätigt, ausgeführt
Beispielvorgang mit erfundenen Daten

Lesen, prüfen, eintragen – und morgen wieder von vorn.

Eine Anfrage kommt per E-Mail. Jemand liest sie, entnimmt Kundennummer, Betrag und Frist, prüft die Angaben und trägt sie ins Zielsystem ein. Vier Minuten für einen Vorgang. Bei vierzig Vorgängen am Tag sind das über zwei Stunden – in jeder Abteilung, an jedem Standort, jeden Tag. Und wird eine Frist übersehen, fällt es oft erst beim Kunden auf.

  • Dokumente & Formulare
  • E-Mails & Anhänge
  • Ablagen & Laufwerke

Wie viel Zeit steckt in Ihren Standardvorgängen?

Rechnen Sie mit Ihren eigenen Annahmen. Auch automatisch erledigte Vorgänge sind mit einer kurzen Kontrolle eingerechnet.

Heute, alles manuell56,0 Std./Monat

Mit Regeln: Ausnahmen und Kontrolle14,9 Std./Monat

Frei für andere Arbeit: 41,1 Std. pro Monat

Beispielrechnung mit 21 Arbeitstagen. Dunkel: Ausnahmen, hell: Kontrolle.

KI erkennt Inhalte aus unterschiedlichen Quellen.

Inhalte werden erkannt

E-Mails und Anhänge aus Ihren Postfächern, hochgeladene Dokumente und Dateien aus Ihrer Windows-Ablage werden gelesen, eingeordnet und für die weitere Verarbeitung vorbereitet.

Ergebnisse werden prüfbar

Die KI liefert erkannte Inhalte, Ihre Regeln schlagen die passende Aktion vor. Ausgeführt wird nach Ihrer Bestätigung oder automatisch, ganz wie Sie es festlegen.

Die KI liest. Sie entscheiden.

Die KI erkennt, was in einem Dokument steht. Ihre Regel schlägt die passende Aktion vor. Ausgeführt wird erst nach Ihrer Bestätigung, oder automatisch, wenn Sie das für eine Regel so einstellen.

  1. KI erkennt

    Was steht im Dokument?

    Absender
    Brandt Haustechnik GmbH
    Adresse
    bekannt · 12 Dokumente
    Dokumenttyp
    Rechnung
    Betrag
    12.480,00 €

  2. Ihre Regel schlägt vor

    Was soll passieren?

    Betrag über 10.000 €
    Bereichsleitung informieren
    Betrag bis 10.000 €
    Original ablegen
    Absender unbekannt
    an Ihr Team

  3. Sie entscheiden

    Das letzte Wort haben Sie

    • Mit Bestätigung: Aktion erst nach Ihrem Klick
    • Automatisch: bewährte Regeln laufen sofort
    • Keine Regel passt: Ihr Team entscheidet

Teams sehen, was erkannt wurde, welche Regel greift und welche Aktion folgt. So bleibt KI-Unterstützung kontrollierbar, auch wenn Vorgänge automatisch weiterlaufen.

Vom Posteingang bis zur Ablage, unter Ihrer Kontrolle.

Ein Vorgang läuft vom Eingang bis an die richtige Stelle. Mit Bestätigung wartet die Aktion auf Ihren Klick, auf Automatisch läuft sie ohne Zwischenschritt. Passt keine Regel, geht der Vorgang an Ihr Team.

Auslöser

So kommt der Vorgang herein

E-Mail-Postfächer, hochgeladene Dokumente oder Ihre Windows-Ablage liefern neue Vorgänge.

  • Vorgang 1Brief eines Kunden per E-Mail
  • Vorgang 2Rechnung im Postfach der Buchhaltung
  • Vorgang 3Scan aus der Dateiablage
Regel

Prüfen, bevor etwas passiert

Regeln prüfen Absender, Dokumenttyp, Beträge, Zuständigkeiten und Ausnahmen.

WENN Rechnung UND Betrag über 10.000 € DANN Freigabe per E-Mail anfordern

Jede Entscheidung hängt an einer Regel, die Sie einsehen können.

Aktion

Die passende Aktion folgt

Nach Ihrer Bestätigung oder automatisch legt AIdentify Dokumente ab, informiert Zuständige per E-Mail oder fordert eine Freigabe an.

  • Vorgang 1Der Absender-Adresse zugeordnet, Zuständige informiert
  • Vorgang 2Freigabe bei der Bereichsleitung angefordert
  • Vorgang 3Original abgelegt, Team informiert

Heute angebunden

AIdentify arbeitet mit dem, was in jedem Büro vorhanden ist.

Eingänge

  • E-Mail-Postfächer (IMAP)
  • Datei-Upload im Browser
  • Windows-Dateiablage

Aktionen

  • Benachrichtigung per E-Mail
  • Ablage auf Ihrem Dateispeicher
  • Freigabe durch Ihr Team

Ihr System fehlt? Wir binden es im Projekt an. Sprechen Sie uns an

Eigene Daten werden zur durchsuchbaren Wissensquelle.

In vielen Unternehmen liegen wichtige Informationen verstreut auf Dateiservern, Laufwerken, in Postfächern, Chats oder Fachsystemen. Oft ist unklar, wo die aktuelle Information liegt, wer Zugriff hat und welche Dokumente zusammengehören.

Neue E-Mail

„… Rückfrage zur Rechnung 2026-118 …“ von buchhaltung@keller-elektro.example

zugeordnet über Absender und Adresse

Keller Elektrotechnik GmbHBahnhofstraße 12 · Kunde

  • AnfrageE-Mail · März
  • AngebotAblage · April
  • Rechnung 2026-118Upload · Mai
  • RückfrageE-Mail · neu

Gezielt suchenNach Kunde, Vorgang, Frist, Betrag oder mit einer frei formulierten Frage.

Im Original prüfenJeder Treffer öffnet das Dokument in der Vorschau.

Sie behalten die Kontrolle über Betrieb und Kosten.

Klein anfangen, später ins eigene Haus holen. Dieselbe Software in beiden Betriebsarten.

Start

Gehostet

  • Monatliches Abo, keine Anschaffung
  • Wir betreiben, sichern und aktualisieren
  • Betrieb vollständig in der EU

Umzug: dieselbe Software, Ihre Hardware

Später, wenn gewünscht

Im eigenen Haus

  • Ihre Hardware, Ihr Netz, inklusive KI-Modell
  • Daten verlassen das Haus nicht
  • Ausstattung klären wir im Gespräch

AIdentify nutzt offene KI-Modelle der Qwen-Familie: gehostet bei Nebius in der EU, im eigenen Haus auf Ihrer Hardware. Einen Vertrag mit einem großen US-KI-Anbieter brauchen Sie nicht.

Ihre Daten bleiben unter Ihrer Kontrolle.

AIdentify läuft vollständig in der EU: bei Hetzner in Deutschland, auf unserem eigenen GPU-Server in den Niederlanden und für die KI bei Nebius. Auf Wunsch betreiben Sie alles in Ihrem eigenen Netz.

Europäische Union

Hetzner · Rechenzentrum NürnbergAnmeldung, Postfach-Abruf und Datenbank

  • AnmeldungBenutzerkonten und Rechte
  • Postfach-AbrufE-Mails und Anhänge
  • DatenbankVorgänge und Verlauf

Eigener GPU-Server · NiederlandeVerarbeitung, Regeln und Dateiablage

  • TexterkennungOCR auf eigener GPU
  • Regeln & WorkflowsAusführung Ihrer Regeln
  • Suchindexfür Suche und Chat
  • DateiablageOriginale

Nebius · EUnur die KI-Berechnung

  • KI-Modelloffene Qwen-Modelle

Jedes Team arbeitet in einem eigenen, strikt getrennten Datenbereich.

keine Verbindung nötig

Große KI-Anbieter in den USA

  • DSGVO-konform
  • Verschlüsselt übertragen und gespeichert
  • Backup für jeden Bestand
  • Im eigenen Haus: alles in Ihrem Netz

Häufige Fragen

Wo werden meine Daten verarbeitet?

AIdentify läuft bei Hetzner in Deutschland und auf unserem eigenen GPU-Server in den Niederlanden, die KI-Berechnung bei Nebius in der EU. Die Verarbeitung erfolgt nach den Vorgaben der DSGVO, Daten werden verschlüsselt übertragen und gespeichert, für jeden Bestand besteht ein Backup. Auf Wunsch läuft AIdentify vollständig in Ihrem eigenen Netz.

Lässt sich AIdentify im eigenen Haus betreiben?

Ja. AIdentify lässt sich samt KI vollständig in Ihrem Netz installieren, auf handelsüblicher Hardware. Welche Ausstattung zu Ihrer Nutzerzahl passt, klären wir im Gespräch.

Welches KI-Modell nutzt AIdentify?

Offene Modelle der Qwen-Familie. Gehostet laufen sie bei Nebius in der EU, im eigenen Haus auf Ihrer Hardware. Der Modellhersteller ist am Betrieb nicht beteiligt.

Führt AIdentify Aktionen selbstständig aus?

Nur wenn Sie es wollen. Die KI erkennt Inhalte, Ihre Regel schlägt die Aktion vor, und ausgeführt wird erst nach Ihrer Bestätigung. Für bewährte Regeln können Sie die automatische Ausführung einschalten. Passt keine Regel, entscheidet Ihr Team. Jede Entscheidung wird protokolliert.

Sehen Sie AIdentify an einem Vorgang aus Ihrem Haus.

In einem 30-minütigen Gespräch nehmen wir einen typischen Vorgang – eine Anfrage, eine Rechnung, einen Brief – und zeigen Schritt für Schritt, was AIdentify daraus macht: welche Inhalte erkannt werden, welche Regel greift und welche Aktion folgt. Ohne Installation und ohne Vorbereitung auf Ihrer Seite.

Demo-Termin anfragen

Oder schreiben Sie direkt an info@mindsandmore.eu

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